Kaum jemand, der keine To-do-Liste führen würde – und sei es auch nur in Form eines vollgekritzelten Schmierzettels oder vieler gelber Haftetiketten. So nutzen Sie dieses simple Zeitplanungsinstrument noch effektiver für sich:

Entlasten Sie tatsächlich Ihren Kopf

Den Kopf entlasten

Vergessen Sie „Das vergesse ich bestimmt nicht!“ Eine effektive Entlastung erreichen Sie nur, indem Sie wirklich alle To-dos aufschreiben. Notieren Sie sich nicht bloß „Einkäufe“, sondern listen Sie sämtliche Läden auf, die Sie besuchen wollen (was Sie besorgen wollen, steht dann auf Einkaufszetteln).

simplify-Tipp: Erstellen Sie Ihre Liste bereits am Vorabend – aber nicht unmittelbar vor dem Schlafengehen. Sonst geht Ihnen beim Einschlafen noch zu viel durch den Kopf.

Wie Ihre Schmutzwäsche auf die Liste kommt

Natürlich sehen Sie bei jedem Gang ins Schlafzimmer, dass die Wäschetonne überquillt. Natürlich ist es Routine, dass Sie sich jeden Donnerstagvormittag auf das Teammeeting vorbereiten. Aber damit Sie Ihre To-do-Liste nicht zu voll packen, sondern Ihre Zeit realistisch planen, müssen auch Selbstverständlichkeiten ihren Platz auf der Liste finden.

simplify-Tipp: Fragen Sie sich bei alltäglichen Verrichtungen (z. B. in Bezug auf die Essenvorbereitungen), ob sie dieses Mal vielleicht weniger alltäglich ausfallen und dadurch mehr Zeit in Anspruch nehmen als gewöhnlich – etwa weil Sie Gäste haben.

Action plan

Schreiben Sie konkret auf, was es zu tun gilt. Statt „Mutters Geburtstag!!!“ also etwa: „1. Mutter anrufen, Wünsche erfragen. 2. Bruder anrufen, auf gemeinsames Geschenk einigen. 3. Geschenk im Internet besorgen“. Können Sie den Geschenkekauf nicht gleich erledigen, kommt der Punkt auf Ihre Backlist (siehe unten).

simplify-Tipp: Notieren Sie sich bei umfangreicheren Aufgaben den ersten konkreten Schritt. Wenn Sie den Keller streichen wollen, also z. B. „Raum ausräumen“. So starten Sie motivierter.

Und wie viel Zeit brauchen Sie dafür?

Wieviel Zeit brauchen Sie?

An dieser Frage hängt das Wohl und Wehe Ihrer Zeitplanung! Verzeichnen Sie neben jeder größeren Aufgabe, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen wird oder Sie ihr widmen möchten. Addieren Sie die Zeiten, und planen Sie genügend Puffer ein für Unvorhergesehenes: Ist das tatsächlich zu schaffen? Wenn nicht, streichen Sie einen Teil der Punkte gleich wieder!

simplify-Tipp: Wenn Sie sich häufig zu viel vornehmen, reduzieren Sie probehalber Ihre To-dos für einen Tag auf ein absolutes Minimum. Vielleicht erleben Sie so das neue Gefühl, alles bereits am frühen Nachmittag erledigt zu haben. Genießen Sie es!

Schwerstarbeit: Prioritätensetzung

Lassen Sie nicht automatisch alles auf Ihre To-do-Liste, was „Ich bin sooo wichtig!“ oder „Ich bin wirklich dringend!“ schreit. Hinterfragen Sie Ihre Aufgaben kritisch: „Wofür bist du gut? Was habe ich von dir – heute, nächste Woche, in einem Jahr?!“ Checken Sie, wie effektiv Ihre Anstrengungen wahrgenommen werden: Das per Mail verschickte Protokoll wird von den meisten Kollegen nicht einmal geöffnet? Dann müssen Sie es weder heute noch mit großer Akribie verfassen!

simplify-Tipp: Wenn Sie Ihre To-do-Liste auf die Aufgaben beschränken, die an dem betreffenden Tag zu erledigen sind, ersparen Sie sich eine weitere Prioritätensetzung innerhalb der Liste. Richten Sie Ihre Tagesplanung nicht unbedingt nach dem „Das Wichtigste zuerst“-Prinzip aus, sondern bleiben Sie flexibel: Wann haben Sie genügend Zeit am Stück für eine längere Aufgabe? Zu welcher Tageszeit können Sie sich am besten konzentrieren?

Führen Sie eine Backlist

In der Verlagsbranche ist das die Liste aller lieferbaren Bücher eines Verlags, ohne die Neuerscheinungen. In der Zeitplanung sind damit Ihre Aufgabenvorräte gemeint: alles, was Sie nicht unbedingt hier und heute erledigen müssen. Die Backlist entlastet Ihr Gedächtnis und bildet den Grundstock für Ihre Planung der nächsten Tage.

simplify-Tipp: Wer am liebsten alles gleich erledigt („Weg ist weg!“), stellt dadurch häufig seine eigentlichen Aufgaben hintan. Gewöhnen Sie sich an, neue Aufgaben aufzuschreiben und sich danach zu entscheiden zwischen Backlist und aktueller To-do-Liste. Seien Sie hart zu sich: Fügen Sie Letzterer nur dann etwas hinzu, wenn Sie dafür einen anderen Punkt in die Backlist verschieben.

Neues Spiel, neues Glück

Neues Spiel, neues Glück

Oder: neuer Tag, neue Liste! Auch wenn am Ende eines Tages auf Ihrer Liste einige Punkte noch nicht abgehakt sind, sollten Sie allein schon um der Übersichtlichkeit willen jeden neuen Tag mit einer neuen Liste beginnen.

simplify-Tipp: Übernehmen Sie die übriggebliebenen Punkte des Vortags nicht automatisch, sondern checken Sie jeden Einzelnen: Warum ist genau diese Aufgabe liegengeblieben? Ziehen Sie daraus Konsequenzen. Nehmen Sie sich z. B. die „Keine Lust“-Tätigkeit für morgen gleich als Erstes vor. Streichen Sie Unwichtiges ganz.

Autorin: Dr. Ruth Drost-Hüttl

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.